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Sedi archivistiche

Elementi per la buona conservazione del patrimonio documentario

Caratteristiche generali dell'edificio

Edifici di nuova costruzione
Per quanto riguarda i criteri di scelta del luogo dove deve essere collocato l'edificio è consigliabile evitare:
- zone a rischio allagamenti e soggette a smottamenti del terreno;
- luoghi vicini a strutture a rischio di incendi o di esplosioni;
- zone contigue a fabbriche o impianti che emettano gas nocivi, fumi o polveri.
Per gli edifici di nuova progettazione va evidentemente rispettata la normativa vigente con particolare attenzione alle caratteristiche statiche, in funzione della quantità di materiale archivistico che vi sarà concentrato.
La dimensione dei depositi archivistici va commisurata non solo alla quantità di materiale già esistente, ma anche in previsione dei futuri versamenti.
La redazione del progetto, effettuata da tecnici specialisti del settore, non può prescindere dalla partecipazione di archivisti esperti.

Adeguamento strutturale e funzionale di edifici già esistenti
Anche in questo caso l'accertamento della idoneità statica dell'immobile è l'elemento prioritario che deve essere verificato da parte di ingegneri strutturisti; l'immobile deve inoltre garantire la possibilità di accogliere gli incrementi di documentazione previsti per un congruo numero di anni. Va fatta una verifica del coperto per escludere infiltrazioni dall'alto. L'edificio deve essere protetto contro le scariche atmosferiche.

Condizioni ambientali
Per garantire una buona conservazione dei documenti è necessario mantenere condizioni climatiche il più possibile stabili. La temperatura ideale è intorno ai 18° e l'umidità relativa intorno al 55%. Va tenuto presente che le variazioni stagionali non costituiscono un pericolo per la conservazione, mentre i bruschi sbalzi di temperatura sono un fattore di rischio. Materiali diversi dalla carta - come fotografie, pellicole, registrazioni magnetiche, supporti digitali – richiedono invece temperature più basse.
È necessario assicurare una buona circolazione dell'aria, soprattutto fra e intorno agli scaffali, per evitare la formazione di zone con alti tassi di umidità.
Le condizioni ambientali devono essere mantenute costantemente sotto controllo o attraverso un sistema di rilevazione elettronica o tramite i termoigrometri che misurano e contemporaneamente registrano l'andamento della temperatura e della umidità relativa nel corso del tempo. Se non si dispone di un numero sufficiente di questi strumenti per monitorare le diverse zone dei depositi, è bene predisporre un piano di rotazione della strumentazione per tenere sotto controllo tutti gli ambienti.
Anche la luce costituisce un fattore di rischio per la documentazione (soprattutto i raggi ultravioletti); è bene quindi evitare la luce diretta del sole e, se possibile, mantenere i depositi al buio oppure prevedere una quantità di luce tra 50 e 150 lx (fatto salva la temporanea presenza degli addetti). Per l'illuminazione preferire lampade a luce fluorescente dotate di diffusori e lampade a incandescenza con filtro di assorbimento del calore.
È opportuno che la progettazione dell'impianto di illuminazione – che dovrà comprendere anche le luci di emergenza e le prese elettriche – sia preceduta dalla sistemazione definitiva della scaffalatura.
La pulizia e la spolveratura dei locali e dei materiali riduce il rischio di infestazioni e dell'insorgere delle muffe. È quindi consigliabile prevedere, eventualmente a rotazione, un piano di intervento annuale di pulitura di tutti i locali di deposito e di tutta la documentazione.

Scaffalature
La scelta del tipo e del posizionamento delle scaffalature deve essere compatibile con le caratteristiche strutturali dell'edificio e la progettazione dovrebbe essere fatta con l'ausilio di un tecnico. Gli scaffali devono essere adeguati ai carichi che devono sostenere; la ditta costruttrice deve fornire le schede tecniche relative alla portata. Per scaffalature installate in epoca precedente e sprovviste di tali schede occorre la certificazione della portata che può essere effettuata da un tecnico abilitato.
Le scaffalature metalliche regolabili sono le più indicate per robustezza, durata nel tempo e resistenza agli attacchi del fuoco e degli insetti. Devono essere di profondità adeguata alle dimensioni dei contenitori (solitamente 30 cm per documentazione standard), mentre per la documentazione di maggiori dimensioni si possono utilizzare scaffali a doppia faccia. Per le mappe è consigliabile l'uso di cassettiere o armadi appositi.
Le scaffalature non vanno posizionate in prossimità di muri esterni e il ripiano inferiore deve essere collocato ad almeno 15 cm dal pavimento per evitare danni in casi di allagamento, favorire l'aerazione e per consentire la rimozione della polvere sotto gli scaffali. È consigliabile un'altezza tale che consenta il prelevamento del materiale senza l'ausilio delle scale (max 215 cm); in caso contrario le scale utilizzate devono essere a norma. Le scale vanno numerate, segnate in un apposito registro e periodicamente vanno sottoposte a controllo (da parte del personale interno) e l'esito del controllo annotato sul registro.
La distanza tra le scaffalature deve essere di almeno 120 cm per i percorsi primari e 90 cm per quelli secondari; le corsie devono essere tenute completamente libere perché costituiscono percorsi di fuga in caso di emergenza.
La scelta delle scaffalature di tipo compatto va fatta tenendo conto della portata dei solai; possono essere azionate a mano o con movimentazione elettrica; le prime sono preferibili sia per motivi economici (nell'acquisto e nella manutenzione), che di praticità (in caso di interruzione di corrente).

Data di redazione: marzo 2010