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La banca dati dà accesso alle informazioni essenziali concernenti gli archivi dichiarati di interesse storico dalla Soprintendenza archivistica per l'Emilia Romagna (per gli anni 2010-2014 dalla Direzione regionale per i beni culturali e paesaggistici dell'Emilia Romagna su proposta della Soprintendenza) ai sensi della L. 22 dicembre 1939, n. 2006, del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, del D. Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490, Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, e del D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio.

Maggiori dettagli sulla realizzazione del progetto e sulla struttura della banca dati sono consultabili in apposite pagine del sito della Soprintendenza.

La ricerca per Indici consente di visualizzare tutte le schede secondo vari ordinamenti: in sequenza alfabetica, per comune, per provincia o per data di emissione della dichiarazione; consente anche di filtrare gli indici così ottenuti secondo alcuni parametri di ricerca.

Le funzioni del Cerca consentono di condurre ricerche per singolo campo (es. denominazione, tipologia ecc.) oppure incrociando campi diversi (es. tipologia, comune, data di emissione). I risultati della ricerca sono presentati in ordine alfabetico di denominazione dell'archivio.